Trello, nebo Basecamp? Jak nejjednodušeji propojit tým v karanténě

Projektových nástrojů je na trhu nepočítaně, ale jestli jste malá firma nebo skupinka OSVČařů, co nyní má ještě hlouběji do kapsy než dříve, možnosti se výrazně smrsknou. Tady jsou naše oblíbená řešení:

Basecamp

Úkolovník i přátelská diskuzní síť

Stejně jako ostatní sleduje Basecamp průběh projektů, můžete do něj ukládat dokumenty a vše propojovat v kalendáři. Na rozdíl od ostatních je ale větší důraz na komunikaci a chat (což ale může svádět k „zakecávávání“).

Basecamp má i proto příjemný systém hlaviček lidí pracujících na projektech. Je to přehledné a působí to jednoduše a lidsky i při velkém zmatku projektů. 

Nemůžete si bohužel vybírat mezi zobrazením sloupců a řádků. To umí zase konkurent Freelo. Basecamp nemá vestavěnou fakturaci.

Můžete sledovat time tracking, ale není to funkce určená pro fakturaci. Není možné nastavit, jakou má který pracovník sazbu a kolik by se mělo zaplatit (jako to umí Freelo a SingleCase), jde pouze o měření času.

Je to skvělé pro řízení mnoha projektů, ale na druhou stranu ty nejsou navzájem propojeny a není vidět vzájemné vztahy mezi nimi.

Úplně osekaná verze Personal je zdarma (3 projekty, 20 uživatelů a velice limitované funkce). Prakticky použitelný je ale až tarif Business. To platíte 99 dolarů (2500 Kč) za neomezeně uživatelů a projektů. 500 GB prostor.

Asana

Komplexní, výkonný, ale hodně složitý nástroj pro dlouhodobá řešení komunikace

V podstatě průmyslový standard. Se vší vážností, která je pro i proti. 

S Asanou se můžete s celou firmou kompletně zbavit e-mailů. Na rozdíl od Basecampu je ale Asana přehlednější a nesvádí k vykecávání. Máte jednotný inbox, kam chodí veškeré informace. Systém ale tím, že nabízí hodně funkcí, může také nové uživatele zahltit možnostmi a složitostí.

Pokud si připlatíte, můžete používat funkci Custom Fields, kdy k úkolům přidáváte doplňující informace jako priority, typ úkolu atd. To všechno třídíte a strukturujete i v čase díky Timeline.

Můžete přidávat uživatelům úkoly, ale také přidávat jen uživatele, kteří nemusí nic vykonávat, jen dostávají notifikace o změnách a dohlíží na postup akce.

Systém je průhledný napříč, v Asaně nejsou žádná tajemství, můžete sledovat cokoli i v jiných týmech.

Asana umí spravovat i vlastní úkoly a produktivitu podobně jako Freelo, ale kvůli složitosti systému to umí správně používat jen pár lidí.

Základní free verze Asany je zdarma a stačí pro 15 uživatelů. 

Funkce Timeline (Ganttův diagram) a nejnižší placená verze stojí 11 eur ZA UŽIVATELE / měsíčně. Jestli šetříte, tak jdeme dál.

Freelo

Designově není nejhezčí, ale je levné a umí všechno

Ruku na srdce. České Freelo (používá ho velká spousta firem u nás) je ze všech zmíněných nástrojů s přehledem nejošklivější. Jestli vám jde o design, ještě hledejte jinde. Ale: Freelo umí v podstatě to samé jako konkurenti a je plně česky. Navíc se nám obrovsky líbí unikátní nástěnka s úkoly napříč všemi projekty. Nemusíte neustále procházet, co kde hoří, nebo čekat na notifikace. Freelo na rozdíl třeba od Basecampu umožňuje pohodlně zadávat práci programátorům nebo lidem, co se starají o sociální sítě.

Freelo se rádo prezentuje jako Basecamp a Asana v jednom.

Freelo má v sobě zabudované měření času (time tracking) kvůli pracovním výkazům na klienty a okamžitě je můžete i fakturovat. 

Co se nám líbí, je, že umí Freelo pracovat i s uživateli, kteří se nechtějí přizpůsobit novinkám. Ti totiž obyčejně tyto nové organizační nástroje bojkotují. Náš Art Director si prostě Slack nenainstaluje, i kdybychom ho rozkrájeli. Ale Freelo je schopné s těmito lidmi komunikovat pomocí e-mailů. Tak jak jsou zvyklí. 

A poslední, ale zásadní věc, Freelo je neuvěřitelně levné. Free verze na 2 projekty vás asi nevytrhne, ale už Freelance verze za 1000 Kč (za VŠECHNY uživatele) umí 50 aktivních projektů, neomezeně uživatelů a 30 GB uložených dat. Úplne největší verze na neomezeně všeho je za 3000 korun (cena za VŠECHNY uživatele).

Trello

Mile intuitivní, hodí se i pro zvýšení vlastní produktivity

Slavná služba, která se stala synonymem pro tyto systémy organizace týmů. Asi ne náhodou má české Freelo dost podobný název :-).

Trello má úžasně příjemné uživatelské rozhraní, kde hotový úkol jen přetáhnete (drag-drop) do dalšího sloupce kolegovi. Je to vysoce návykové, podobně jako třeba Tinder. Na druhou stranu uživatelská přívětivost způsobuje, že je Trello o něco méně komplexní než ostatní konkurenti. 

Trello se také chlubí určitým stupněm automatizace (robot Butler) a díky důrazu na vizuální složku se hodí na projekty typu developingu webových stránek nebo i plánování mediálních příspěvků.

U Trella je nejrychlejší křivka učení, se systémem se naučíte pracovat velice rychle. Na této stránce jsou navíc v češtině příklady jednotlivých typů týmů, takže i jako začátečník nastavíte vše rychle podle těchto vzorů.

Na rozdíl od ostatních nástrojů v našem srovnání Trello doporučujeme mimo týmovou práci i pro zvýšení vlastní produktivity nebo stavbu jednočlenného projektu, jako je příprava svatby nebo hledání práce. Ukázky jsou zde.

Trello umí velkou část česky.

Základní verze zdarma je na 10 týmových nástěnek (projektů) s omezenými daty a celkově dost omezenými funkcemi. Když už chcete o něco víc, zaplatíte 10 dolarů ZA UŽIVATELE měsíčně. Což bude pro větší týmy důvod používat raději Freelo. 

Pár dalších tipů

Jestli jste si nevybrali z našich doporučení, podobných nástrojů jsou desítky. Výpisově: GetFlow s krásným designem, CAFLOU je silné v řízení cashflow, Raynet pro řízení vztahu se zákazníky, Workzone, Monday, Pipedrive, ruský Bitrix24, složitější Scoro, český SingleCase pro právníky atd.

A teď už stačí jen začít. První den to možná bude trochu bolet, ale už zítra ušetříte spoustu času, nervů a dohadování se o tom, co kdo měl udělat. Máme rok 2020, tak si to užijte!

A pokud snad ještě potřebujete přesvědčit, tady je trocha propagandy, proč něco podobného chtít:

A nestačí mi mail?

Stejně tak jako e-maily zažívají obrovskou renesanci v marketingových newsletterech, jsou naopak překonané v předávání týmových informací. Je to jako u těch důchodcovských vtipných mailů. Pokud dostanete jeden denně, není to problém. Ale co když pracujete na několika projektech s mnoha lidmi? Jen neztratit přehled o tom, jakým kanálem ta informace přišla, je za chvíli nadlidský úkol.

Ale vždyť mám přece Excel?

Projekťáci milují tabulkové procesory. Známe lidi, kteří jsou do toho schopni psát i básně, zadávat úkoly a synchronizovat týmy. Takže ano, používejte cloudové služby, kde má každý z týmu kdykoli a odkudkoli přístup k tomu, co potřebuje. To ovšem neřeší organizaci času. Jistě, je tam skvělý online kalendář, ale to na plánování práce nestačí.

Já ale nechci další program! Už takhle toho mám dost.

Klasický protiargument manažerů je v tom, že přece nebudou vyplňovat další tabulku a je to práce navíc. Jenže musíte se na to podívat opačně.

Tradiční plánování funguje seshora direktivní formou, a proto vyžaduje obrovskou energii ze strany šéfů. Nakonec v tom systému musí existovat nějaký „přeposílač mailů“ (traffic manager, sekretářka), který pošle zadání mailem a potom hlídá, jestli se to udělalo (takže si sám musí nastavovat připomenutí nebo neustále dokola procházet nějaký svůj seznam úkolů), musí potvrdit a odškrtnout ukončení akce atd. Je to strašná spousta zbytečných úkonů, které navíc dělají všechny strany, takže se to mnohonásobně duplikuje. Já si zapíšu, že jsem ti zadal úkol a kdy to bude hotové, a ty si zapíšeš, že jsi ho převzal a kdy to má být hotové atd. Navíc se pak oba dohadujeme, kdy to tedy opravdu bylo.

Organizujte odspoda

Mnohem modernější je přístup odspoda, kdy si úkoly předávají sami jednotliví uživatelé a v systému jsou transparentně vidět všechny informace pro obě (všechny) strany. Systém sám hlídá termíny, upozorňuje na blížící se akce nebo události a obsahuje i veškerou komunikaci nahrazující instantní komunikátory, e-mail a často je v tom integrovaný diskový prostor. Ubíráte nástroje, nepřidáváte.